Goed bestuur

De Vlaamse regering engageert de sportsector om zich in te zetten voor "goed bestuur". Dit omvat 3 dimensies:

1. Transparantie
2. democratie 
3. interne verantwoording en controle

WSV tracht deze zo goed mogelijk in de praktijk om te zetten. Voor de transparantie in onze werking zijn hieronder vele nuttige documenten en links terug te vinden die hierop van toepassing zijn. 

Veel gebruikte documenten

In de vele puntjes hieronder wordt vaak naar dezelfde documenten verwezen. Deze veel gebruikte documenten kunnen hier worden geraadpleegd:

• Statuten
• Intern reglement
• Beleidsplan: 2021 - 2024 (luik I - luik II (resultatenrekening & begroting))
• Beleidsplan 2025-2028: luik I - luik II - projectplan jeugdsport
• Jaarverslag (werkingsverslag): 2023, 2022 & 2021 (verwerkt in het beleidsplan) - 2020
• Jaarverslag goed bestuur: 2023-2022 - 2019  (de rapportering rond goed bestuur werd voor 2020 & 2021 mee opgenomen in het jaarverslag).

Transparantie

1.1 Hier vind je onze statuten, intern reglement, organigram en sportreglementen (telkens onder "Wedstrijdreglementen" bij iedere discipline => vb. voor racing).

1.2 We publiceren ons beleidsplan.  In luik I vind je onze werking en doelstellingen, en luik II beschrijft de grote lijnen van onze financiële werking. (de clubs krijgen op de AV ook de details).

1.3 Ons meest recente jaarverslag, en dat van de 4 voorgaande jaren verwerken we in het beleidsplan luik I. 

1.4 De publieke versie van de notulen, van de afgelopen 12 maanden, van het bestuursorgaan:  05/12/2023 - 21-02-2024 - 14-05-2024 - 02-06-2024  - 19/09/2024 - 05/12/2024

1.5 Het verslag van de algemene vergadering (en van de afgelopen vier jaar) kan je hier lezen: 2024 - 2023 - 2022 - 2021

1.6 Hier vind je de samenstelling van ons bestuursorgaan, met start- en einddatum huidig mandaat, aantal en duurtijd van de voorgaande mandaten.

1.7 In het jaarverslag goed bestuur lees je op geanonimiseerde of geaggregeerde wijze over de remuneratie van de leden van het bestuursorgaan. 

1.8 In het jaarverslag goed bestuur vind je op geanonimiseerde wijze over de verklaringen van belangenconflicten en de goedgekeurde besluiten waarbij sprake is van belangenconflicten.

1.9 Tot slot rapporteren we in het jaarverslag goed bestuur over hoe we omgaan met de code goed bestuur. De gevallen waarvoor wordt gekozen om af te wijken van de code wordt uitgelegd. Je leest er welke wijzigingen inzake goed bestuur in de afgelopen 12 maanden zijn doorgevoerd en welke wijzigingen worden gepland. 

1,10 Een handig overzicht van alle aangesloten clubs vind je hier op de kaart. Een volledige lijst met basisinformatie staat in een tabel op diezelfde pagina.

1.11 Hier vind je alle informatie over de verzekering 

DEMOCRATIE

2.1 Het bestuursorgaan stelt op basis van de visie, missie en strategische doelen van de organisatie de gewenste profielen van de leden van het bestuursorgaan op. Die werden ter goedkeuring aan de algemene vergadering voorgelegd & regelmatig geëvalueerd (voor elke 'vaste' nieuwe verkiezing - om de 2 jaar dus - en bij elke tussentijdse ontslagname of - verkiezing van een bestuurder).

2.2 Het bestuursorgaan legt de procedures vast voor het opstellen van de agenda voor elke vergadering, het verloop van de vergadering en de goedkeuring van besluiten. De voorzitter van het bestuursorgaan ziet toe op de correcte navolging van deze procedures. 

2.3 Onze statuten bepalen zowel voor het bestuursorgaan (zie art 4.2) als voor de algemene vergadering (zie art 3.5) een gepast quorum.

2.4 Onze statuten leggen geen beperking op inzake het maximaal aantal termijnen voor bestuurders. (Dit is het enige goed-bestuur-principe waar WSV niet aan kan voldoen)

2.5 We stellen een gefaseerd rooster (art. 4.2 statuten; art. 4.3 & bijlage 1 intern reglement) van aftreden in voor de leden van het bestuursorgaan waardoor telkens slechts een deel van de leden vervangen wordt en de continuïteit van het bestuur gewaarborgd blijft. 

2.6 Het bestuursorgaan vergadert minstens vijf keer per jaar (zie punt 1.4 voor de notulen).

2.7 Voor nieuwe leden van het bestuursorgaan bestaat een gestandaardiseerde introductieprocedure in  zodat alle leden voldoende kennis hebben over onze federatie en haar omgeving.

2.8 De algemene vergadering vertegenwoordigt op directe manier of via getrapte vertegenwoordiging alle leden van de organisatie (art. 2.1 & 3.1 statuten).

2.9 Binnen de grenzen van onze organisatie bestaan geen zelfstandige of autonome (regionale) entiteiten die een eigen beleid kunnen bepalen dat afwijkt van het door de algemene vergadering en het bestuursorgaan vastgestelde beleid (art. 2.1 statuten).

INTERNE VERANTWOORDING EN CONTROLE

3.1 De afbakening van taken en bevoegdheden tussen onze organen wordt vastgelegd in de statuten (art. 3.2; 3.3; 4.4 t/m 4.10) en het intern reglement (art. 2; 4.2; 4.4; 4.7; 5.1; 5.2; 6; 7; 8).

3.2 De functies van voorzitter van het bestuursorgaan en die van directeur worden niet gecumuleerd (statuten art. 4.4).

3.3 In de statuten (art. 4.2) zijn onverenigbaarheden voor leden van het bestuursorgaan vastgelegd.

3.4 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van bestuursorgaan & personeel: zie statuten (art. 4.4) en intern reglement (art 4.2, 5, 6, bijlage 3).

3.5 Jaarlijks is er een functioneringsgesprek door een afgevaardigde van het bestuursorgaan met de personen die de dagelijkse leiding uitvoeren.

3.6 De algemene vergadering geeft haar goedkeuring aan het door het bestuursorgaan voorgestelde meerjarenbeleid, met inbegrip van de missie en strategie, en de lange termijn financiële planning.

3.7 WSV heeft een onafhankelijk financieel of auditcomité dat door de algemene vergadering benoemd wordt. Het comité houdt toezicht op het financiële beleid en de financiële informatieverstrekking van de organisatie.

3.8 Het bestuursorgaan evalueert op jaarlijkse basis haar eigen samenstelling en werking.

3.9 Het bestuursorgaan stelt een gedragscode op die van toepassing is op bestuurders, directie en personeel, en onderneemt stappen om te waarborgen dat alle relevante actoren op de hoogte zijn van de inhoud van de code en ze begrijpen.

3.10 Het bestuursorgaan stelt procedures inzake belangenconflicten vast die van toepassing zijn op de leden van het bestuursorgaan.

3.11 Het bestuursorgaan legt jaarlijks een werkplan en bijpassend vergaderschema vast.

3.12 Het bestuursorgaan is evenwichtig, competent en toegankelijk
a: adviserend comité: zie document voor taken, werking en samenstelling
b-c:  Externen kunnen kandidaat-bestuurder zijn. Zie intern reglement art 4.5.

3.13.a: de federatie heeft een verzekering voor bestuurdersaansprakelijkheid
3.13.b: WSV hanteert diverse strategieën inzake risico-beheersing.

3.14: Er zijn duidelijke klachtenprocedures met beroepsmogelijkheden: zie intern reglement (art 12)

3.15: Er is een beleid inzake de bestrijding van fraude: zie intern reglement, bijlage 4.

3.16.a-b: WSV heeft meerdere vertegenwoordigers in KBWSF. Deze vertegenwoordigers worden door het bestuursorgaan van WSV aangeduid, en die benoeming kan jaarlijks herzien worden.
3.16.c: Deze WSV-vertegenwoordigers binnen KBWSF overleggen met ons bestuursorgaan over de in te nemen standpunten; ze communiceren transparant naar het bestuursorgaan van WSV over de besprekingen en beslissingen binnen het bestuursorgaan van de Belgische koepelfederatie. (zie intern reglement 4.2)