Goed bestuur

De Vlaamse regering engageert de sportsector om zich in te zetten voor "goed bestuur". Dit omvat 3 dimensies:

  1. Transparantie
  2. democratie 
  3. interne verantwoording en controle

WSV tracht deze zo goed mogelijk in de praktijk om te zetten. Voor de transparantie in onze werking, zijn hieronder vele nuttige documenten en links terug te vinden die hierop van toepassing zijn.

Transparantie

1.1 De organisatie publiceert haar statuten (webversie - KBO), interne reglementen, organigram en sportregels (telkens onder "Wedstrijdreglementen" bij iedere discipline => vb. voor racing) op haar website.

1.2 De organisatie publiceert haar beleidsplan op haar website. 

1.3 De organisatie publiceert het meest recente jaarverslag, en dat van de 4 voorgaande jaren, op de website. 

1.4 De organisatie publiceert een publieke versie van de notulen, van de afgelopen 12 maanden, van het bestuursorgaan op haar website: 14/12/2022 - 15/02/2023 - 24/04/2023 - 12/06/202324/10/2023 - 05/12/2023

1.5 De organisatie publiceert de notulen van de algemene vergadering, van de afgelopen vier jaar, op de website: 2023 - 2022 - 2021 - 2020

1.6 De website van de organisatie vermeldt de actuele samenstelling van het bestuursorgaan, start- en einddatum huidig mandaat, aantal en duurtijd van de voorgaande mandaten.

1.7 De organisatie rapporteert in het jaarverslag goed bestuur op geanonimiseerde of geaggregeerde wijze over de remuneratie van de leden van het bestuursorgaan. 

1.8 De organisatie rapporteert in het jaarverslag goed bestuur op geanonimiseerde wijze over de verklaringen van belangenconflicten en de goedgekeurde besluiten waarbij sprake is van belangenconflicten.

1.9 De organisatie rapporteert in het jaarverslag goed bestuur over het omgaan met de code goed bestuur in Vlaamse sportfederaties op basis van de harde en zachte indicatoren. De organisatie licht de gevallen waar wordt gekozen om af te wijken van de code beargumenteerd toe, volgens het ‘pas toe of leg uit’-principe. De organisatie geeft aan welke wijzigingen inzake goed bestuur in de afgelopen 12 maanden zijn doorgevoerd en welke wijzigingen worden gepland. 

1,10 Een handig overzicht van alle aangesloten clubs vind je hier op de kaart. Een volledige lijst met basisinformatie staat in een tabel op diezelfde pagina.

1.11 Alle informatie over de verzekering

DEMOCRATIE

2.1 Het bestuursorgaan stelt op basis van de visie, missie en strategische doelen van de organisatie de gewenste profielen van de leden van het bestuursorgaan op. Die werden ter goedkeuring aan de algemene vergadering voorgelegd & regelmatig geëvalueerd (voor elke 'vaste' nieuwe verkiezing - om de 2 jaar dus - en bij elke tussentijdse ontslagname of - verkiezing van een bestuurder).

2.2 Het bestuursorgaan legt de procedures vast voor het opstellen van de agenda voor elke vergadering, het verloop van de vergadering en de goedkeuring van besluiten. De voorzitter van het bestuursorgaan ziet toe op de correcte navolging van deze procedures. 

2.3 De organisatie bepaalt zowel voor het bestuursorgaan (zie statuten art 4.5) als voor de algemene vergadering (zie statuten art 3.5) een gepast quorum.

2.4 De organisatie beperkt (art. 4.2 statuten) de mandaten van de leden van het bestuursorgaan in de tijd en zorgt ervoor dat de maximale aaneengesloten zittingsperiode niet langer is dan 12 jaar.

2.5 De organisatie stelt een gefaseerd rooster (art. 4.2 statuten; art. 4.3 & bijlage 1 intern reglement) van aftreden in voor de leden van het bestuursorgaan waardoor telkens slechts een deel van de leden vervangen wordt en de continuïteit van het bestuur gewaarborgd blijft. 

2.6 Het bestuursorgaan vergadert minstens vijf keer per jaar.

2.7 De organisatie stelt een gestandaardiseerde introductieprocedure in voor nieuwe leden van het bestuursorgaan zodat alle leden voldoende kennis hebben over de organisatie en haar omgeving.

2.8 De algemene vergadering vertegenwoordigt op directe manier of via getrapte vertegenwoordiging alle leden van de organisatie (art. 2.1 & 3.1 statuten).

2.9 Binnen de grenzen van de organisatie bestaan geen zelfstandige of autonome (regionale) entiteiten die een eigen beleid kunnen bepalen dat afwijkt van het door de algemene vergadering en het bestuursorgaan vastgestelde beleid (art. 2.1 statuten).

INTERNE VERANTWOORDING EN CONTROLE

3.1 De afbakening van taken en bevoegdheden tussen de organen van de organisatie wordt vastgelegd in de statuten (art. 3.2; 3.3; 4.5; 4.9; 4.10) en het intern reglement (art. 2; 4.2; 5.1; 5.2; 6; 8).

3.2 De functies van voorzitter van het bestuursorgaan en die van directeur worden niet gecumuleerd (statuten art. 4.5).

3.3 De organisatie legt in de statuten (art. 4.3de onverenigbaarheden met lidmaatschap van het bestuursorgaan vast.

3.4 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van bestuursorgaan & personeel: zie statuten (art. 4.5) en intern reglement (art 4.2, 5, 6, bijlage 3).

3.5 De raad van bestuur houdt jaarlijks een functioneringsgesprek met de directeur.

3.6 De algemene vergadering geeft haar goedkeuring aan het door het bestuursorgaan voorgestelde meerjarenbeleid, met inbegrip van de missie en strategie, en de lange termijn financiële planning.

3.7 De organisatie heeft een onafhankelijk financieel of auditcomité dat door de algemene vergadering benoemd wordt. Het comité houdt toezicht op het financiële beleid en de financiële informatieverstrekking van de organisatie.

3.8 Het bestuursorgaan evalueert op jaarlijkse basis haar eigen samenstelling en werking.

3.9 Het bestuursorgaan stelt een gedragscode op die van toepassing is op bestuurders, directie en personeel, en onderneemt stappen om te waarborgen dat alle relevante actoren op de hoogte zijn van de inhoud van de code en ze begrijpen.

3.10 Het bestuursorgaan stelt procedures inzake belangenconflicten vast die van toepassing zijn op de leden van het bestuursorgaan.

3.11 Het bestuursorgaan legt jaarlijks een werkplan en bijpassend vergaderschema vast.

3.12 Het bestuursorgaan is evenwichtig, competent en toegankelijk
a: adviseren comité: nog niet - gepland 2024
b-c:  externe kandidaten kunnen bestuurder zijn, zonder vereiste van andere mandaten: Ja, alle effectieve, toegetreden of niet-toegetreden leden kunnen bestuurder zijn. Er is geen vereisten van andere functies binnen de federatie of clubs om zich kandidaat te kunnen stellen als bestuurder.

3.13.a: de federatie heeft een verzekering voor bestuurdersaansprakelijkheid
3.13.b: WSV hanteert diverse strategieën inzake risico-beheersing.

3.14: Er zijn duidelijke klachtenprocedures met beroepsmogelijkheden: ja, zie intern reglement (art 12,13 en 14)

3.15: Er is een beleid inzake de bestrijding van fraude: in opmaak

3.16.a: WSV heeft meerdere vertegenwoordigers in KBWSF: ja
3.16.b: de vertegenwoordigers in KBWSF worden door WSV aangeduid, en die benoeming kan jaarlijks herzien worden: nee
3.16.c: De vertegenwoordiger(s) namens de Vlaamse sportfederatie in het bestuursorgaan van de Belgische koepelfederatie 1) overlegt met het bestuursorgaan van de Vlaamse sportfederatie over de in te nemen standpunten en 2) communiceert transparant naar het bestuursorgaan van de Vlaamse sportfederatie over de besprekingen en beslissingen binnen het bestuursorgaan van de Belgische koepelfederatie.: ja